VACATURES
   
 
Programmabureau Amsterdam Zuidoost 
 
  
  
 

Medewerker planning

1,6 Fte (24-36 uur per week).
Arbeidsovereenkomst voor (voorlopig) 7 maanden.

Planning is een spilfunctie binnen PBAZO. Bij planning komen alle vragen van klanten binnen. Ruimtevragen van klanten worden omgezet in offertes en factuuropdrachten. PBAZO werkt in de eerste lijn met een Calldeskservice van HBO opgeleide medewerkers die de eerste klantcontacten uitvoeren. De Calldesk communiceert de tientallen vragen die per dag binnen komen aan planning in de tweede lijn (backoffice). De vragen van klanten worden op het niveau van de backoffice verder uitgewerkt in een overeenkomst en eventueel in een draaiboek omgezet. Draaiboeken worden gemaakt als er sprake is van grotere activiteiten en evenementen. De draaiboeken (offertes omgezet in overeenkomsten) worden gecommuniceerd met de klant en de facilitaire teams in de zes panden.

Ingewikkelde aanvragen worden niet telefonisch afgehandeld, maar je maakt een afspraak met de klant tijdens een van de ContactPunten op de zes panden. Je neemt alle tijd om de aanvraag door te spreken en na te gaan waar de wensen van de klant liggen. Ook leg je de mogelijkheden die PBAZO te bieden heeft uit aan de klant. Tijdens een Contactpunt is het de bedoeling dat je netwerkt op basis van je klantcontacten. Je maakt een praatje met bezoekers van een gebouw en stimuleert de activiteiten die ze doen. PBAZO heeft een grote verantwoordelijkheid in de bezettingsgraad van de zes gebouwen.

Naast de directe klantcontacten, draag je daarnaast zorg voor de correcte afhandeling van de offertes tot en met de facturering en betaling. Je houdt de status van lopende offertes en de betalingen van de facturen nauwlettend in de gaten en stuurt bij waar nodig. Een grote mate van accuratesse is een vereiste.

PBAZO heeft zowel eenmalige als terugkerende klanten. Klanten zijn bewoners van jong tot oud, maar het kunnen ook organisaties zijn of de gemeente. PBAZO is een zogeheten basisvoorziening. Basisvoorzieningen zijn door gemeenten in het leven geroepen organisaties voor in eerste instantie (kwetsbare) bewonersgroepen en in tweede instantie andere partijen. Als planner moet je dus kunnen communiceren met verschillende klantgroepen. Het relatiebeheer heb je hoog in het vaandel en je bent sociaal vaardig.

Voor deze functie moet je over goede communicatieve, schriftelijke en telefoonvaardigheden beschikken. Maar, ook stressbestendig en representatief zijn. Je moet met de klant mee kunnen denken over de organisatie van activiteiten en evenementen en bedenken wat je hier allemaal voor moet regelen.

PBAZO is een organisatie in verandering met enkele nieuwe of aangepaste functies. Er zijn ook functies die niet meer worden ingevuld. In 2019 wordt geleidelijk aan toegewerkt naar een nieuwe organisatie waarin planning en facilitering van activiteiten van diverse klantgroepen centraal staat naast de tweede hoofdtaak, het beheren van de zes gebouwen door de facilitaire teams op locatie. Er wordt intensief samengewerkt met collega-instellingen. De diverse instellingen vormen met elkaar de basisvoorziening in Zuidoost. Je ziet de uitdaging om mee te bouwen aan de veranderde organisatie.

Voornaamste taken

  • Verantwoordelijk voor de dagelijkse planningsactiviteiten, zoals het behandelen van aanvragen voor buurtactiviteiten, vergaderingen, evenementen, congressen en particuliere feesten. Het gaat hier om bestaande en nieuwe ruimtegebruikers.
  • Behandelen van (aan)vragen per email en telefonisch.
  • Behandelen van reservering;
    • Inventariseren van wensen van de klanten, informeren over faciliteiten en gebruikerskosten aan de hand van vast tarievenbeleid en adviseren over aanbod en de uitvoering binnen de mogelijkheden
    • Plaatsen van reserveringen in Zaalagenda (softwareprogramma Accra)
    • Opstellen van offertes (softwareprogramma Exact) en bevestigen van overeengekomen afspraken
    • Bewaken van de opvolging van geplaatste opties, uitstaande offertes en betaling van de gemaakte reserveringen (vooraf)
    • Doen van eventuele bestellingen voor horeca zoals ontbijt, lunch, maaltijden of borrel en overdracht aan de beheerders. Informeren van uitvoerende locaties over de afspraken en bijzonderheden
    • Behandelen van optredende wijzigingen in reserveringen en annuleringen
    • Vaststellen en doorgeven van gegevens aan de financiële administratie voor facturering/creditering
    • Beheren van relaties; aftersales, evalueren van aangeboden activiteiten per kwartaal en verlengen van activiteiten/reserveringen
    • Oplossen van problemen en behandelen van klachten voor en na de realisatie
  • Verzorgen van diverse overzichten met betrekking tot reserveringen e.d.
  • Ondersteunt in Office Management taken.
  • Administratief afhandelen van offertes tot en met facturering en betaling. Op deze taak ligt een zwaar accent binnen deze functie.
  • Deelnemen aan teamoverleg
  • Minimaal HBO of (starter)WO opleiding.

Wij bieden een uitdagende functie in een klein team waarbij kantooractiviteiten (80%) en externe activiteiten op de zes panden (20%) elkaar afwisselen. Je werkt op het hoofdkantoor in een kleine kantoortuin. De inschaling is afhankelijk van ervaring en opleiding. Er wordt gewerkt binnen de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening. Er zijn goede secundaire arbeidsvoorwaarden en een Individueel Keuzebudget.

Je kunt solliciteren door een email met je motivatie en cv te sturen naar personeel@pbazo.nl t.a.v. Lordjena Abear. Er is een eerste en een tweede gespreksronde. In de tweede gespreksronde is de HR adviseur betrokken. Een assessment maakt mogelijk onderdeel uit van de procedure.

 

Contact >>